Des centaines de lignes à pointer chaque mois
Un magasin qui prélève les mensualités sur les comptes CCP de ses clients reçoit chaque mois un relevé d'Algérie Poste : une ligne par prélèvement, réussi ou rejeté. Le rapprocher à la main de chaque contrat prend des jours, et une erreur coûte deux fois : un client relancé à tort, ou un impayé qui passe inaperçu.
Ce que Vyvex fait à chaque étape
Contrôler le compte du client
À la création du client, Vyvex vérifie la clé du compte CCP et la clé RIP. Une faute de frappe est refusée avant de produire un rejet.
Préparer le bordereau
Vyvex liste les prélèvements du mois, contrat par contrat, avec leur montant et leur référence. Le bordereau s'exporte en Excel, un par compte CCP du magasin.
Importer le relevé
Le fichier de résultats d'Algérie Poste se dépose dans Vyvex. Chaque ligne réussie est rattachée à son contrat, puis répartie sur ses échéances, de la plus ancienne à la plus récente.
Traiter les exceptions
Rejets, lignes non rattachées et trop-perçus ressortent dans un rapport. Réimporter le même relevé ne compte jamais deux fois un paiement.
Arrêter les contrats soldés
Vyvex prépare la liste et la lettre d'annulation adressée au centre des chèques postaux, pour ne plus prélever un client qui a fini de payer.
Les détails qui comptent
- Mensualité fractionnée : une mensualité peut être prélevée en plusieurs fractions dans le mois, par exemple 10 000 DA en 4 prélèvements de 2 500 DA. Chaque fraction reçoit sa propre référence, et aucune ne descend sous 500 DA.
- Référence limitée à 20 caractères : le champ référence d'Algérie Poste coupe au-delà de 20 caractères. Vyvex retrouve le bon contrat même quand la référence revient tronquée.
- Report d'un mois : un prélèvement peut être reporté. Tout l'échéancier du contrat glisse alors d'un mois.
- Plusieurs comptes CCP : un magasin qui encaisse sur plusieurs comptes produit un bordereau par compte, et chaque encaissement est porté en trésorerie sur le bon compte.
- Analyse des rejets : taux de réussite, montants rejetés et clients aux rejets répétés dans le tableau de bord CCP. Ces rejets alimentent le score client.
Espèces, CCP et prélèvement dans le même journal
Le prélèvement n'est qu'un des trois modes d'encaissement. Un client qui paie au comptoir ou qui verse par CCP voit son versement enregistré dans le même journal : le reste à payer du contrat reste juste, quel que soit le mode.
Pour comprendre le fonctionnement du prélèvement lui-même, lisez notre guide : le prélèvement CCP expliqué aux commerçants.
Questions fréquentes
Vyvex transmet-il lui-même les prélèvements à Algérie Poste ?
Non. Vyvex prépare le bordereau et la lettre d'annulation ; le dépôt auprès d'Algérie Poste reste fait par le magasin, selon la procédure convenue avec son centre. Vyvex importe ensuite le relevé de résultats.
Quel relevé Vyvex sait-il lire ?
Le relevé de résultats au format texte renvoyé par Algérie Poste : compte débité, montant, date, code de résultat et référence. Si vos fichiers ont une présentation différente, nous l'adaptons à la mise en place.
Que se passe-t-il quand un prélèvement est rejeté ?
La ligne est enregistrée comme rejetée, sans toucher au solde du contrat. L'échéance reste due et apparaît dans les retards ; les rejets répétés d'un client pèsent sur son score de risque.