Le principe
Le client possède un compte CCP (compte courant postal) chez Algérie Poste, sur lequel il perçoit souvent son salaire ou sa pension. En signant son contrat, il autorise le magasin à prélever la mensualité sur ce compte. Chaque mois, le magasin demande les prélèvements ; Algérie Poste débite le compte du client et crédite celui du magasin quand le solde le permet.
Les modalités exactes (convention, formulaires, calendrier de dépôt) se fixent avec votre centre des chèques postaux. Ce guide décrit le cycle tel que les magasins le vivent au quotidien.
Les informations à recueillir
- Le numéro de compte CCP du client et sa clé. La clé est un contrôle : elle permet de détecter une faute de frappe dans le numéro.
- Le RIP (relevé d'identité postal), qui reprend le numéro de compte avec sa propre clé.
- L'autorisation de prélèvement signée par le client, avec le montant et la durée.
Le cycle mensuel
Préparer le bordereau
Le magasin liste les prélèvements du mois : compte du client, montant, référence. Un bordereau par compte CCP du magasin.
Le transmettre à Algérie Poste
Selon la procédure convenue avec le centre des chèques postaux.
Recevoir le relevé de résultats
Algérie Poste renvoie un fichier qui donne, pour chaque ligne, le compte débité, le montant, la date, un code de résultat et la référence.
Rapprocher
Chaque ligne réussie est affectée au bon contrat et à la bonne échéance ; chaque rejet est noté.
Relancer et ajuster
Les clients rejetés sont contactés, les contrats soldés sont retirés des prélèvements.
La référence, fil entre un prélèvement et un contrat
Chaque ligne de prélèvement porte une référence choisie par le magasin. C'est la seule information qui permet, au retour du relevé, de savoir à quel contrat et à quelle échéance appartient le paiement. Une bonne référence contient le numéro du contrat et le mois.
Attention : le champ référence d'Algérie Poste est limité à 20 caractères. Une référence plus longue revient tronquée, et plusieurs lignes peuvent alors se ressembler. Construisez des références courtes, ou utilisez un outil capable de retrouver le contrat malgré la troncature.
Pourquoi fractionner la mensualité
Un prélèvement est rejeté quand le solde du client ne couvre pas le montant demandé. Beaucoup de magasins fractionnent donc la mensualité en plusieurs prélèvements plus petits : si le client ne dispose que d'une partie de la somme, une partie est quand même encaissée.
Exemple : une mensualité de 10 000 DA prélevée en 4 fractions de 2 500 DA. Quand la division ne tombe pas juste, les centimes restants vont aux premières fractions : 10 133,33 DA en 5 fractions donnent 3 fractions de 2 026,67 DA et 2 de 2 026,66 DA. Chaque fraction a sa propre référence.
Les rejets
Un rejet ne déplace aucun argent : l'échéance reste due. Les causes les plus courantes sont un solde insuffisant, ou un compte erroné ou clôturé. Un client dont les prélèvements sont rejetés plusieurs mois de suite est un signal de risque à prendre en compte avant de lui accorder un nouveau contrat.
Arrêter le prélèvement à la fin du contrat
Quand un contrat est soldé, le magasin doit demander l'annulation du prélèvement, par lettre adressée au centre des chèques postaux. Oublier cette étape, c'est prélever un client qui ne doit plus rien, puis devoir le rembourser.
Ce que Vyvex automatise
Vyvex vérifie la clé CCP à la saisie, génère les références (y compris par fraction), prépare le bordereau mensuel en Excel, importe le relevé de résultats, rattache chaque ligne réussie à son contrat, liste les rejets et les trop-perçus, et prépare la lettre d'annulation des contrats soldés. Le détail est sur la page Prélèvement CCP.
Questions fréquentes
Que signifient les codes de résultat du relevé ?
Dans les relevés que traite Vyvex, le code 0 indique un prélèvement réussi et le code 1 un rejet ; d'autres codes signalent d'autres statuts non payés. Seules les lignes réussies correspondent à un encaissement.
Peut-on prélever une mensualité en plusieurs fois ?
Oui : c'est le fractionnement. La mensualité est découpée en plusieurs prélèvements plus petits dans le mois, chacun avec sa référence, ce qui limite l'effet d'un solde insuffisant.
Pourquoi certaines références reviennent-elles coupées ?
Le champ référence d'Algérie Poste est limité à 20 caractères : au-delà, la fin est coupée. Il faut soit des références plus courtes, soit un outil qui retrouve le contrat malgré la coupure.